Przechowywanie dokumentów kościelnych
Często potocznie mówimy: „porządek w papierach musi być” i to jest prawda! Maksyma ta dotyczy tak urzędów państwowych, jak i kościelnych, dotyczy banków i wszelkich biur, w tym głównie rachunkowych. Albowiem zawierają one wszystkie dane personalne, jak również dane dotyczące finansów, podatków, itd. Jeżeli chodzi o kancelarie parafialne to zawierają one dane dotyczące najważniejszych faktów z życia osoby wierzącej, katolika, a mianowicie dane dotyczące przyjęcia chrztu, bierzmowania, Komunii Świętej, małżeństwa sakramentalnego, jak również pogrzebu katolickiego. W kancelarii parafialnej mieszczą się również kartoteki parafialne, które są rodzajem kościelnego USC. Umieszczenie osoby w kartotece parafialnej jest wyznacznikiem, iż dana osoba jest wiernym należącym do danej parafii. Zatem o tym, gdzie jest nasza parafia nie decyduje cywilne zameldowanie, nie decyduje co mamy napisane w dowodzie osobistym czy paszporcie, lecz wpis do kartoteki parafialnej. Omawialiśmy to zagadnienie szerzej przy okazji przynależności parafialnej i kwestii wydawania różnego rodzaju zaświadczeń. Zatem jeśli się przeprowadzimy na terytorium innej parafii, należy przy pierwszej okazji przedstawić się swojemu nowemu księdzu proboszczowi i poprosić go o założenie kartoteki parafialnej. A najpóźniej należy to uczynić, gdy duszpasterz nawiedzi dom przy okazji kolędy, czyli wizyty duszpasterskiej. Niekiedy bywa, że nie pójdziemy do nowego księdza proboszcza, aby się przedstawić, choćby po niedzielnej Mszy św., następnie z jakiegoś powodu nie możemy być na kolędzie i upłynie dużo czasu zanim duszpasterz pozna nowego parafianina. Tak bywa w dużych miejskich parafiach, gdyż w mniejszych jest to po prostu dużo łatwiejsze.
Zatem w kancelarii parafialnej, podobnie jak i innych urzędach, jest dużo bardzo ważnych dokumentów i informacji. Odpowiada za nie bezpośrednio sam proboszcz. Prawo kościelne, jak również państwowe, zobowiązuje go ochrony danych, do ich odpowiedniej archiwizacji, czyli uporządkowanego przechowywania oraz zabezpieczenia wszystkich dokumentów. Owo zabezpieczenie dokonuje się przez przechowywanie dokumentów parafialnych w odpowiednich pomieszczeniach, zamykanych na klucz, gdzie dostęp mają jedynie duszpasterz i kancelista świecki, jeśli jest zatrudniony w parafii. Szafy z dokumentami winny być zamykane też na klucz i znajdować się w innych pomieszczeniach niż to, w którym przyjmuje się interesantów. W konsekwencji urządzenie biura jak należy jest kosztowne, ale na to służą właśnie ofiary składane w biurze przy okazji wydawania odpisów dokumentów. Są one jak najbardziej uzasadnione i potrzebne. Podobne opłaty są w urzędach państwowych w formie zakupu tzw. znaczków skarbowych.
Uporządkowane i odpowiednio zabezpieczone archiwum dokumentów parafialnych to obowiązek prawny, ale i spokój ducha wiernych i duszpasterzy oraz pewność, że dostęp do ważnych informacji posiadają tylko upoważnione osoby. Następnie gwarantuje to, że możemy odnaleźć potrzebne dokumenty w relatywnie krótkim czasie, a pracownik kancelarii parafialnej nie traci go na przeszukiwanie stert niepoukładanych teczek czy segregatorów. Mamy także gwarancję, że w razie potrzeby znajdziemy kopie dokumentów, potwierdzenie ich wydania, itp. Ład ogólny w domu, biurze czy kancelarii, a tym bardziej ład informacyjny i poprawna archiwizacja dokumentów gwarantują: pełny nadzór nad posiadanymi zasobami informacyjnymi, poprawny obieg dokumentów i informacji w sposób zapewniający bezpieczeństwo danych, wygodę i komfort korzystania z archiwum parafialnego, a w końcu oszczędność czasu poprzez wyszukiwanie odpowiednio ułożonych dokumentów.
W konsekwencji tego co powiedzieliśmy, widać, że nie można prosić o wydanie dokumentów, np. w zakrystii kościoła, nie ma tam bowiem ksiąg, pieczęci, druków, itp. Ponadto nie można wydać dokumentów jak tylko rodzicom dziecka lub prawnym ich opiekunom, a w wypadku osoby dorosłej tylko jej samej do rąk własnych. W wypadku osoby dorosłej, gdy zachodzi konieczność, można wyjątkowo wydać dokument innej osobie, ale tylko na podstawie pisemnego upoważnienia tego, dla kogo jest wydawany.
ks. Zbigniew Cieślak
Komentarze
Nikt nie dodał jeszcze komentarza.
Bądź pierwszy!